Budget-Management digital (Solina)

Als Teil der strategischen Veränderung aus dem Big Picture 2022 hatte man bei Solina bewusst einen collaborativen Ansatz entwickelt, der die Kostenstellenverantwortlichen unkompliziert und direkt in Budget-Planungs- und Entscheidungsprozesse einbindet.

Budget-Management ist in vielen Organisationen ein etablierter Finanzprozess zur Planung, Überwachung und Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben. Unternehmen planen Budgets in aller Regel für einzelne Abteilungen, geplante Projekte oder auch als Gesamtbudget für das Unternehmen. Die Verwaltung der Einhaltung der geplanten Budgets liegt in aller Regel in den Händen der für ihre Abteilung verantwortlichen Führungskräfte.

Die qualitative Aussage der Planung und die Effektivität und Effizienz des Budget-Managements schwankt dabei gravierend und bewirkt je nach Art der Budget-Ermittlung im Zweifel überhöhte Ausgabenbereitschaft.

Stiftung Solina – modern, digital, menschlich

Stiftung Solina ist eine gemeinnützige Trägerschaft der Betriebe Solina Spiez und Solina Steffisburg. Die Stiftung stellt die Infrastruktur und Ressourcen zur Verfügung, um Menschen jeglichen Alters Wohnmöglichkeiten, Pflege und Betreuung anzubieten. Die Stiftung gehört auch in diesem Jahr zu den besten Arbeitgeberinnen in ihrer Grössenkategorie.

Dass die Stiftung immer wieder beste Noten als Arbeitgeber gibt liegt sicherlich zum Teil auch an der modernen Kultur und der digitalen Reife der Organisation. Selbst der Budget-Management Prozess wird seit mehreren Jahren digital und mit einem collaborativen, dezentralen Ansatz unterstützt.

Budget-Management zentral vs. dezentral

In vielen Organisationen ist Budget-Management ein zentral orchestrierter Prozess der Finanzabteilung, der zum Teil erhebliche Organisations- Koordinationsaufwendungen nach sich zieht, um Planungsgrundlagen zu beschaffen, dutzende von Excel-Sheets zu erstellen, zu befüllen, zu konsolidieren und in dutzenden von Schleifen final verabschieden zu können.

Bei Solina hat man bewusst einen collaborativen Ansatz entwickelt, der die Kostenstellenverantwortlichen in der Planungsphase unkompliziert und direkt in Planungs- und Entscheidungsprozess einbindet.

Mit Hilfe einer Online App (Power Platform) stellt Solina den Kostenstellenverantwortlichen einen Budgetvorschlag zur Verfügung, der sich aus vergangenen Jahren ableitet und den Trend der letzten 6 realen Buchungs-Monate aufzeigt.

Kostenstellenverantwortliche (KstVA) können so anhand der Zahlen der letzten Jahre und des berechneten Vorschlags für Kostenstellen- und Kostenarten Anpassungen mit Begründungen erfassen, wo Änderungen sinnvoll erscheinen.

Mit der Fertigstellung der Planung kann jeder KstVA seine Kostenstelle „abschliessen“ und reicht diese zur Review an seinen Vorgesetzten weiter. Die Konsolidierung erfolgt auf dieser Weise auf Ebene Ressort, Bereich bis zum Gesamtunternehmen.

Während des gesamten Prozesses stehen jeweils analytische Reports (Power BI) zur Verfügung, die eine Beurteilung aus verschiedenen Blickwinkeln vereinfachen und auch die Vorbereitung für die Genehmigung durch den Stiftungsrat unterstützen.

Digital und agil

Als Profis in der Konzeption und Umsetzung digitaler Organisationen und Prozesse führen wir auch agile Arbeitsweisen bei Kunden ein. Auch bei Solina konnten wir so vielfältige Themengebiete im Anforderungsmanagement über Backlogs strukturieren und mit Hilfe von Sprints digital umsetzen.

Vor dem Start in konkrete digitalen Vorhaben sind jedoch strategische Klarheit und ein realistisches Verständnis für die organisatorischen Auswirkungen und der Trägheit organisatorischer Veränderung (Change-Management) wichtige Randbedingungen, die geklärt oder geschaffen werden müssen.

Bei Stiftung Solina durften wir in 2016 das erste „Big Picture“ Strategiedokument erarbeiten, begleiten die Organisation seither und unterstützen auch die Lieferanten- und Projektsteuerung in konkreten Projekten.

Das aktuelle Big Picture 2030 löst nun nach 6 die erste Version ab und schafft einen neuen Leitfaden, der die enorme Reifung seit Start berücksichtigt.

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